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格瑞客房控制系统软件管理系统介绍
格瑞智能客房网络管理系统软件是基于智能客房系统硬件和局域网系统的智能客房管理软件。客房控制系统管理软件本身不但具有完善的智能客房管理功能,还提供了与酒店管理系统软件、智能门锁软件等酒店常用软件的接口函数,为酒店构筑了一个智能化程度极高的酒店自动服务平台,将酒店的整体管理水平和服务质量提高到一个崭新的层次。智能客房网络管理系统是一个可以通过网络分别对酒店所有联网客房设备进行编程:如中央空调、智能身份识别器、室内灯光、浴室内人体感应灯光及排气扇、服务系统等编程,以实现对这些设备的逻辑控制,更好地服务于客人。同时系统设有多种记录和日志,对酒店的很多服务均提供了详实的原始记录,为酒店服务水平的提高提供了本质的动力。
(一)客房设备实时扫描及控制
格瑞智能客房网络管理系统实时电脑房态图是将扫描结果以表格形式表示客房设备实时状态的界面图,这是格瑞智能酒店客房网络管理系统的最主要的工作窗体。用不同的行表示不同的客房,不同的列表示客房中不同的设备。表格中采用各种形象的图标及文字表示所需控制的设备状态。有相应权限的操作者可对扫描结果进行
查看或对客房设备进行远程控制,均在此界面完成。

(二)系统设置
1、基本参数设置
(1)操作日志及提示记录保存时间:酒店在软件中可自由选择需要记录的信息数据及保存的时间。选择范围设有从一周至六个月的保存时间段选择。
(2)报警时间设置:酒店可自由设定门态(房门、保险柜门)异常报警时间,当条件发生时在设定的时间准时报警。
(3)每日某时对客房有人数量进行统计:为方便酒店的内部管理,软件中特设有每日某时系统自动统计客房有人数量并给予记录,在下表中选取后系统将在每日的设定时间对客房有人数量进行统计(一般在晚上),统计
结果可在“数据查看/客房有人数量统计”中查看。
2、操作员设置:设置操作人员以及操作员的权限。
3、灯具标题栏设置:用于设置智能客房实时电脑房态图(见图7-1-1)中灯具栏所显示的内容以及显示格式。
4、客房设备快捷操作项设置
为方便操作员简单、快捷地操作控制客房内设备,系统软件特设快捷项,可预存快捷操作内容(如开房、退房时对客房灯光及空调设备的相应操作),也可增设快捷操作项,如钟点房、VIP房……等开房和退房时对客房设备的控制。通过键盘中特定键实现快速操作,也可通过智能客房实时电脑房态图(见图7-1-1)手动选择键快操作。
(三)空调环境预置值设置
空调环境预置值的设置,是预先将酒店客房中的空调分为开房(住客房)插卡或拔卡时空调运行状态的操作和退房(非住客房)插卡或拔卡时空调运行状态的操作进行保存(注意:套间主主机和副主机要分别设置)。用户可根据酒店管理需要对分散于客房中的空调设备进行分组编程,分组集中管理,给客人提供完全个性化的服务。
(四)灯光场景预置值设置
灯光场景预置的设置步骤和注意事项可参照“空调状态预置”值的设置方法。
1、智能夜灯控制
指夜晚房间灯光全部熄灭后,第一次操作床头开关(弱电控制)上任意一按键时,客房智能中心主机将自动开启所设置的灯光照明。(如左右床头调光自动开启半亮亮度,。设置方法:在选择项前的“口”中打“√”为选择自动开启的灯光。如去掉“√”则为不选择。
2、智能插匙取电控制
指将酒店房门匙卡插入节电开关,系统根据客房照度情况自动转入相应的迎客服务程序:当房间光线明亮时,客房智能中心主机自动将室内开关(弱电控制)设置为有效。当房间光线黑暗时,主机自动将室内开关(弱电控制)设置为有效并自动开启所设置的灯光照明(如系统自动开启左、右床头灯和房灯照明,避免了客人在黑暗中摸黑开灯等麻烦)。设置方法同上。
3、无卡开客房门时
指客房无卡房门被推开时触发自动开启的灯光(如开门廊灯亮等)。系统设有无卡开房门的迎客程序,设置方法:在选择项前的“口”中打“√”为选择无卡开客房门时自动开启的灯光;如去掉“√”则为不选择。如不插卡则30秒后自动关灯。
4、有卡延时30秒后
指无卡开客房门自动开启的灯光在插卡后延时30秒是否需要自动关闭。设置方法:在选择项前的“口”中打“√”为选择自动关闭,如去掉“√”则为不选择即选择不关灯。
5、窗帘最大行程时间
当控制系统设有控制自动窗帘时,酒店必须根据实际现场测量结果填写窗帘最大行程时间,即窗帘由全开到全关或由全关到全开所需时间。该时间与客房窗户宽度成正比。
6、被动红外探测器触发后/停止触发后
当系统设有被动红外人体位移探测器安装于客房或浴室内,实现有人移动自动开启灯光照明,客人离开后系统延时一定时间后自动将灯关闭,起到节能目的。被动红外功能的启用及延时时间在此窗口设置。设置方法:在选择项前的“口”中打“√”为选择被动红外探测器触发后自动开启的灯光或停止触发后自动关闭的灯光;如去掉“√”则为不选择即触发后不自动开启的灯或停止触发后不自动关闭的灯。延时时间用户根据实际需要选择。
(五)智能身份识别器设置
格瑞“智能身份识别器”为真正的智能式插匙取电,不仅具有节电功能,还具有识别持卡人身份的功能,将酒店门锁的 M1卡或RF感应卡插入方可取电。 射频卡(MIFARE卡、TEMIC 5557卡、EM4469卡等射频卡):
1、通用型智能身份识别器
能识别持卡人身份及卡的类型:宾客卡、服务员卡、应急卡、维修卡等。
2、专用一对一型智能身份识别器
(1)能识别持卡人身份及卡的类型:宾客卡、服务员卡、应急卡、维修卡等。
(2)只能用有效房门卡取电,如房间号不对或房卡过期,则不能取电。
若酒店选择第2种类型的智能身份识别器,使用前需要在服务器中对身份识别器进行房号及楼栋、楼层等信息设置。设置方法为:进入“身份识别器”设置窗体,在要设置的“身份识别器”的房号前打勾(若选择全部客房可以勾“全选”即可 ),按“开始设置”键即系统自动开始设置,进度条表示了当前的设置进度,设置完毕后设置结果会显示在客房后面的“状态”一栏中。如果设置完毕后发现有些客房的身份识别器设置不成功,可以接着只勾设置不成功的客房,再进行一次设置。
注:房号设置后,该智能身份识别器只能在对应的房号中专用,只能用该房号的有效房门卡取电,若更改房号则必须重新设置。
(六)日志记录与工作考核
1、操作日志
为了完善内部管理,操作员在本系统所做的一切操作都将一一记录在系统的数据库里,并保存一段时间。
这个记录可在主界面“操作日志”项里查询。
2、提示记录
客房里发生的服务请求如“呼叫服务”、“请即清理”、房门开/关情况等将在第一时间内在控制扫描界面得到提示。若在系统参数设置中选择了将该项提示信息保存入记录,则该项提示发生的房号及时间和取消时间都自动
记录在系统的数据库里,并保存一段时间,以备查询及服务质量分析。
3、保安功能
系统设有异常状态报警功能,酒店可以利用这些功能实现一些简单的保安功能。
(1)客房房门
智能化的房门门态信息显示在酒店房务中心、保安部等电脑屏幕上,若出现异常现象均可实现报警提示。
(2)保险柜门
当客人退房结帐时酒店前台可以通过网络远程查看客房的保险柜门是否处于开启状态。如果保险柜门处于关闭状态,则酒店服务员可以提示客人是否有物品遗留在保险柜里,这样一方面从客人的角度出发可以防止客人遗漏物品,另一方面从酒店的角度出发也可以防止消费欺诈。
4、房务管理
客房使用量统计 :如果在系统参数设置中设置了每日某时对客房有人数量进行统计,则系统会在规定的时间内统计当时的客房有人数量。统计结果可以在数据查看/客房有人数量统计窗体进行查看。在上面可按月份及时间点对客房有人数量进行查询。左上角有日期和时间等查询条件,输入条件后按刷新键即可刷新符合条件的数据
下部分的表格中,左上角的数字表示日期,右下角的数字表示当时的客房有人数量。
5、开房服务
当客人风尘仆仆地来到酒店时总是希望酒店尽快地办理好开房手续,尽快地进入客房休息。格瑞智能客房网络管理系统可以在后台默默地将客房准备好,使客人进入房间时已经具备了一定的舒适环境,同时系统自动将房态由待租房转换为出租房。酒店可以选择自动开房和手动开房两种工作模式。
(1)自动开房
格瑞智能客房网络管理软件设有标准的开房接口函数和动态链接库,当酒店前台给客人办理完毕开房手续时,酒店管理系统软件即将开房信息传递给智能客房管理系统。当智能客房管理系统软件收到酒店管理软件发出的开房信息后立即在后台调用开房预置参数并传输到相应客房,并自动将该客房由待租房状态转为出租房状态,开房后对应客房的智能客房管理中心主机自动进入开房服务及迎客服务状态(该开房状态由酒店预先编程预置)。
(2)手动开房
当酒店没有酒店管理软件或该管理软件不具备开房接口是,格瑞智能客房网络管理系统设有快捷键快速进入开房状态。酒店前台只要在开房的时候按下相应的快捷键并输入相应的房号,系统立即将对应的开房参数调入对应客房实现开房服务。
6、退房服务
当客人结束旅行离开酒店时,只需在离开客房前按一下“退房”键,系统会立即提示相关的工作人员前来检查房间。当工作人员将房间检查完毕确认可以退房后,只需按下特定的按键组合,系统就会向前台发送可以退房的信息,前台则进入办理结账手续。当客人离开房间到达总台时退房相应的准备工作都已经完成了,为客人消除了等待退房的烦恼,节省了时间,提高了酒店服务质量。工作人员以最快的速度完成退房手续,酒店的迅捷服务再次给客人留下了深刻印象。
7、服务请求自动管理
系统将请即清理、请勿打扰、紧急呼叫(呼叫服务)以及退房等相应的信息在软件界面上都有相应的显示,对于需要工作人员作为的服务事项均有声音提示,对于需要记录的事项均提供日志记录供酒店日后查找。这些功能极大地提供了酒店服务的即时性和针对性,极大地提高酒店的服务水平和效率。也为酒店对工作人员的考核提供了详实的原始记录,使酒店服务人员对其自身的工作热情的提高有了内在的动力。
8、自动房态管理
智能客房管理系统的网络控制程序具有显示客人入住、客房有/无人、请勿打扰、请即清理、客房门开/关等状态信息,具有显示服务员清洁、管理人员检查、夜床服务、日常清理、检查合格/不合格等状态信息,具有自动检测系统、房间主机或网络出现故障能及时报警通知工程部维修并在网络终端显示正在维修、维修完毕状态图标。
智能客房网络控制系统引进酒店,将手工输入房态转变为系统自动实时再现房态,从而使酒店进入一个电脑时代,按程序化自动进行管理,减少人为出错,提高服务水平,提高工作效率,节约人力资源。
(1)从待租净房状态自动转为出租房状态
见上开房服务。在前台办理完毕入住手续的同时实时房态界面将该房由待租净房状态自动转为入住客房状态(出租房状态)。
(2)退房到可结帐模式
① 服务员进入查房模式
客人需退房时,可在客房内按下“退房”按键后,由房务中心及时通知服务员到客房查房;当“服务卡”插入插匙取电内,室内所有灯及可控制的用电器全自动开启2分钟后又自动关闭或只关闭空调、电视,方便服务员例行检查和清扫又能节能(此项有选择或不选择即“√”确认)。
② 进入可结帐模式
服务员查房完毕,确认没有其他消费和物品遗失或损坏时,可在客房内直接按一个已定义为“可结帐”的按键通知前台可以结帐。这时前台电脑显示屏中该房号的“退房”图标转为“可以结帐”图标(若无“退房”图标则在该位置上直接显示“可以结帐”图标) 并以提示音提示。
(3)从退租脏房转成待租净房
① 前台在完成结帐手续后,由酒店管理软件向格瑞智能客房网络控制系统发出“已退房”信息,则格瑞系统实时房态界面中该房号对应的色块由原“住客房”状态自动转为“非住客脏房”(即退租脏房)状态,同时“可以结帐”图标消失。
② 服务员根据房态变化对该房进行清扫。当插入“服务卡”时,系统表示该房间正在清扫。服务员清扫完毕拔出“服务卡”后,实时房态界面中该房号对应的色块自动变色,表示该房间已清扫完毕待管理人员检查。
③ 当管理人员插入“管理卡”后,系统表示该房间正处在检查。若检查不合格,管理人员按动“请即清理”按键,客房状态由正在检查状态转入清洁不合格状态,服务人员重新进行清洁。若检查合格后,管理人员可在客房内直接按一个已定义为“待租净房”的按键表示客房清理合格,此时在格瑞实时房态界面中该房号对应的色块自动变色转为“待租净房”(即非住客待租房)状态,同时格瑞智能控制系统将该操作的信息发给酒店管理系统,使酒管软件中的客房状态也自动转变为“待租净房”。
(4)“待租净房”(即非住客房)的保养
待租净房必须进行保养。若非住客房一至三天(时间可由酒店设置)内未出租时,空调则自动开启,通风,空调开启情况可设为X分钟/小时或X分钟(小时)/72小时(时间可由酒店设置)。(注:住客房与非住客房以酒店管理系统给出指令为标准)
(5)日常房务管理
① 日常清洁状态
a、每日4:00全部出租住客房状态自动转入日常等待清洁状态即显示住客脏房。
b、服务员进行日常清洁整理客房时,插入服务员卡后按动指定按键即系统自动将住客脏房转入正在清洁客房状态,在服务总台、客房部等网络通讯控制的微型计算机显示屏上均显示正在清洁客房状态。
② 等待检查房间状态
当服务员清洁整理客房完成,离开客房拔卡后,此时实时房态界面自动将客房状态由正在清洁客房状态转入等待检查客房状态。
③ 正在检查房间状态
当客房管理员进行客房检查时,将“管理卡”插入插匙取电进行客房检查,客房状态由等待检查状态转入正在检查状态(方法同上),检查合格系统自动将房态转为出租住客净房。
④ 每日17:00至23:00出租住客房状态转变为夜床服务状态。服务员进行夜床服务时,插入服务员取电卡,进行夜床整理,完成后拔卡离开客房,实时房态界面自动将客房状态由夜床服务状态转变为出租客房状态。
⑤ 设备故障房状态
服务员插入“服务员”卡,例行客房检查,若发现设备有故障,按动一个已定义为“设备故障”的按键,即在格瑞实时房态界面中该房号对应的色块自动变色转为“客房设备故障”状态,工程部维修人员根据房态变化对该房进行维修。
⑥ 正在检修房间状态
工程技术人员进入客房进行工程维修时,将“维修卡”插入插匙取电并按下指定按键,即可断电进行工程维修检查,此时实时房态界面自动将客房状态由工程维修状态转入正在维修状态,此时不进行故障报警。等维修完毕通电后,工程维修人员在按下指定按键,拔出取电卡离开客房后,客房状态由正在工程维修状态转入等待检查修理状态。
⑦ 等待检查修理状态
修理完毕,拔出工程人员卡,系统自动转换为“等待检查修理状态”。
(6)酒店“服务卡、工程卡等”控制功能的限制
格瑞智能控制系统软件中设有能对酒店的“服务卡、工程卡等”控制功能有限制的选择,方便服务员日常的例行检查和清扫工作,又可以节能。如:
① “服务卡”插入插匙取电内,不能开空调、电视等;
② “服务卡”插入插匙取电内,室内所有灯及可控制的用电器全自动开启2分钟后又自动关闭或只关闭空调、电视,方便服务员例行检查和清扫又能节能。
③ 可以有选择或不选择(即“√”确认)。
④ 服务卡、工程卡等卡也有选择或不选择(即“√”确认)。

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